Moving Average Exklusive Leerzellen

Ein Durchschnitt, der Nullwerte ausschließt Veronica weiß, wie man die AVERAGE-Funktion verwendet, um den Durchschnitt eines Wertebereichs zu bestimmen. Sie möchte gern den Durchschnitt auf der Grundlage der Werte ungleich Null im Bereich bestimmt haben. Die für diesen Zweck am besten geeignete Arbeitsblattfunktion dient der Verwendung von AVERAGEIF. Sie können es auf diese Weise verwenden: Diese Funktion enthält nur im Durchschnitt diejenigen Zellen, die Werte größer als Null enthalten. Wenn Sie auch leere Zellen ausschließen möchten, sollten Sie die Funktion AVERAGEIFS verwenden. Diese Funktion unterscheidet sich von AVERAGEIF dadurch, dass es Ihnen erlaubt, mehrere Kriterien anzugeben, die angeben, welche Zellen zu durchschnittlich sind. Natürlich, wenn du das Problem der alten Schule (ohne AVERAGEIF oder AVERAGEIFS) nähern willst, dann gibt es mehrere Möglichkeiten, wie du fortfahren kannst. Die erste ist zu erinnern, wie ein Durchschnitt berechnet wird. Es ist definiert als die Summe eines Wertebereichs, geteilt durch die Anzahl der Elemente im Bereich. So könntest du den ausschließenden Durchschnitt ausstellen, indem du einfach dafür stellst, dass der Nenner (die Zahl, die du nennst) keine Nullwerte enthält. Zum Beispiel: Dieser Ansatz verwendet die COUNTIF-Funktion, um die Anzahl der Zellen im Bereich (A1: A50) zu bestimmen, die nicht Null enthalten. Wenn dieser Bereich nicht nur Nullen, sondern auch leere Zellen enthält und du nicht wünschst, dass die leeren Zellen in das Ergebnis gedacht sind, dann müssen Sie eine komplexere Formel verwenden: Die COUNTIF-Funktion zählt Zellen, die nicht explizit auf 0 auswerten, aber es wird Zähle leere und Textzellen. Der COUNTBLANK-Term passt sich für die leeren Zellen an und die Differenz zwischen COUNTA und COUNT passt die Gesamtanzahl für Zellen an, die Text enthalten. Natürlich können Sie auch eine Array-Formel verwenden, um Ihre Berechnung durchzuführen: Denken Sie daran, dass Array-Formeln mit der Kombination CtrlShiftEnter eingegeben werden müssen. Diese Array-Formel schließt auch Leerzeichen oder Zellen aus, die Text enthalten. Alles in allem ist es einfacher, die Funktionen AVERAGEIF oder AVERAGEIFS zu nutzen. Wann möchten Sie sie nicht verwenden Wenn Sie Ihre Arbeitsmappe mit Benutzern von Excel-Versionen vor Excel 2007 teilen müssen. (Dies ist, wenn die Funktionen zu Excel hinzugefügt wurden.) Hinzufügen, Ändern, Finden oder Löschen von bedingten Formaten Erfahren Sie mehr über Bedingte Formatierung Bedingte Formatierung hilft Ihnen bei der visuellen Beantwortung spezifischer Fragen zu Ihren Daten. Sie können eine bedingte Formatierung auf einen Zellenbereich, eine Microsoft Excel-Tabelle oder einen PivotTable-Bericht anwenden. Es gibt wichtige Unterschiede zu verstehen, wenn Sie bedingte Formatierung auf einem PivotTable-Bericht verwenden. Die Vorteile der bedingten Formatierung Immer wenn Sie Daten analysieren, stellen Sie sich oft Fragen wie: Wo sind die Ausnahmen in einer Zusammenfassung der Gewinne in den letzten fünf Jahren Was sind die Trends in einer Marketing-Meinungsumfrage in den vergangenen zwei Jahren Wer verkauft hat Mehr als 50.000 Dollar in diesem Monat Was ist die allgemeine Altersverteilung der Mitarbeiter Welche Produkte haben mehr als 10 Einnahmen steigt von Jahr zu Jahr Wer sind die leistungsstärksten und leistungsstärksten Schüler in der Freshman-Klasse Bedingte Formatierung hilft, diese Fragen zu beantworten, indem sie es einfach macht Um interessante Zellen oder Zellenbereiche hervorzuheben, ungewöhnliche Werte zu betonen und Daten anhand von Datenleisten, Farbskalen und Ikonensätzen zu visualisieren. Ein bedingtes Format ändert das Aussehen eines Zellenbereichs auf der Grundlage von Bedingungen (oder Kriterien). Wenn die Bedingung wahr ist, wird der Zellenbereich auf der Grundlage dieser Bedingung formatiert, wenn die Bedingung falsch ist, wird der Zellenbereich nicht auf der Grundlage dieser Bedingung formatiert. Sie können nach Format sortieren und filtern, einschließlich Zellfarbe und Schriftfarbe, ob Sie die Zellen manuell oder bedingt formatiert haben. Hinweis: Wenn Sie ein bedingtes Format erstellen, können Sie nur andere Zellen auf demselben Arbeitsblatt oder in bestimmten Fällen auf Zellen in Arbeitsblättern in derselben aktuell geöffneten Arbeitsmappe verweisen. Sie können keine bedingte Formatierung auf externe Verweise auf eine andere Arbeitsmappe verwenden. Bedingte Formatierung für einen PivotTable-Bericht Die bedingte Formatierung in einem PivotTable-Bericht unterscheidet sich von der bedingten Formatierung in einem Zellenbereich oder einer Excel-Tabelle auf verschiedene Arten: Wenn Sie das Layout des PivotTable-Berichts durch Filtern, Ausblenden von Ebenen, Kollabieren und Erweitern von Ebenen ändern oder Bewegen eines Feldes wird das bedingte Format beibehalten, solange die Felder in den zugrundeliegenden Daten nicht entfernt werden. Der Umfang des bedingten Formats für Felder im Bereich Werte kann auf der Datenhierarchie basieren und wird von allen sichtbaren Kindern (die nächstniedrigere Ebene in einer Hierarchie) eines Elternteils (die nächsthöhere Ebene in einer Hierarchie) auf Zeilen bestimmt Für eine oder mehrere Spalten oder Spalten für eine oder mehrere Zeilen. Hinweis: In der Datenhierarchie erben Kinder keine bedingte Formatierung von den übergeordneten Elementen, und das übergeordnete Element erbt keine bedingte Formatierung von den Kindern. Es gibt drei Methoden, um das bedingte Format von Feldern im Bereich Werte zu berechnen: durch Auswahl, durch entsprechendes Feld und durch Wertfeld. Die Standardmethode für Scoping-Felder im Bereich Werte ist durch Auswahl. Sie können die Scoping-Methode in das entsprechende Feld - oder Wertfeld ändern, indem Sie die Option Formatierungsregel anwenden auf Optionsfeld, das Dialogfeld Neue Formatierungsregel oder das Dialogfeld Formatierungsregel bearbeiten verwenden. Die drei Methoden des Scopings (Registerkarte "Startseite", Styles-Gruppe, Bedingter Formatierungsbefehl) geben Ihnen je nach Bedarf mehr Flexibilität: Scoping nach Auswahl Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie auswählen möchten: Ein zusammenhängender Satz von Feldern im Bereich Werte wie alle Des Produkts für eine Region. Ein diskontinuierlicher Satz von Feldern im Bereich Werte, wie Produktsummen für verschiedene Regionen über Ebenen in der Datenhierarchie. Scoping nach Wertfeld Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie möchten: Vermeiden Sie es, viele diskontinuierliche Auswahl zu machen. Bedingt formatieren Sie einen Satz von Feldern im Wertebereich für alle Ebenen in der Hierarchie der Daten. Include Zwischensummen und Summe. Scoping durch entsprechendes Feld Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie möchten: Vermeiden Sie, viele diskontinuierliche Auswahl zu machen. Bedingt formatieren Sie einen Satz von Feldern im Wertebereich für eine Ebene in der Hierarchie der Daten. Wenn Sie Felder im Bereich Werte für obere, untere, überdurchschnittliche oder unterdurchschnittliche Werte bedingt formatieren, basiert die Regel standardmäßig auf allen sichtbaren Werten. Wenn Sie jedoch durch das entsprechende Feld platzieren, anstatt alle sichtbaren Werte zu verwenden, können Sie optional das bedingte Format für jede Kombination aus einer Spalte und ihrem übergeordneten Zeilenfeld anwenden. Eine Zeile und ihr übergeordnetes Spaltenfeld. Bedingte Formatierung über Arbeitsblätter Sie können bedingte Formatierungen auf Zellen verwenden, auf die in einem anderen Arbeitsblatt in derselben Arbeitsmappe verwiesen wird. Diese Funktion ist zwischen Arbeitsmappen nicht verfügbar. Formatieren Sie alle Zellen mithilfe einer zweifarbigen Skala Farbskalen sind visuelle Führungen, die Ihnen helfen, Datenverteilung und Variation zu verstehen. Eine zweifarbige Skala hilft Ihnen, eine Reihe von Zellen zu vergleichen, indem Sie eine Abstufung von zwei Farben verwenden. Der Farbton der Farbe repräsentiert höhere oder niedrigere Werte. Zum Beispiel können Sie in einer grünen und roten Farbskala spezifizieren, dass höhere Werte Zellen eine grünere Farbe haben und niedrigere Werte Zellen haben eine rote Farbe. Wenn eine oder mehrere Zellen im Bereich eine Formel enthalten, die einen Fehler zurückgibt, wird die bedingte Formatierung nicht auf den gesamten Bereich angewendet. Um sicherzustellen, dass die bedingte Formatierung auf den gesamten Bereich angewendet wird, verwenden Sie eine IS - oder IFERROR-Funktion, um einen anderen Wert als einen Fehlerwert zurückzugeben. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Styles auf den Pfeil neben der Bedingten Formatierung. Und klicken Sie dann auf Color Scales. Wähle eine zweifarbige Skala. Bewegen Sie sich über die Farbskalen-Icons, um zu sehen, welches Symbol eine zweifarbige Skala ist. Die obere Farbe stellt höhere Werte dar, und die untere Farbe stellt niedrigere Werte dar. Sie können die Methode des Scopings für Felder im Bereich Werte eines PivotTable-Berichts ändern, indem Sie die Schaltfläche Formatierungsoptionen verwenden, die neben einem PivotTable-Feld angezeigt wird, das eine bedingte Formatierung angewendet hat. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Styles auf den Pfeil neben der Bedingten Formatierung. Und klicken Sie dann auf Regeln verwalten. Das Dialogfeld Bedingte Formatierungsregeln wird angezeigt. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Um ein bedingtes Format hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Regel. Das Dialogfeld Neue Formatierungsregel wird angezeigt. Um ein bedingtes Format zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: Stellen Sie sicher, dass der entsprechende Arbeitsblatt-, Tabellen - oder PivotTable-Bericht in der Liste Formatierungsregeln anzeigen angezeigt wird. Optional können Sie den Bereich der Zellen ändern, indem Sie im Feld "Gilt" auf "Verkleinern" klicken, um das Dialogfeld vorübergehend auszublenden, indem Sie den neuen Zellenbereich auf dem Arbeitsblatt auswählen und dann den Dialog "Erweitern" auswählen. Wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten. Das Dialogfeld "Formatierungsregel bearbeiten" wird angezeigt. Unter Apply Rule To. Um den Bereich für Felder im Bereich Werte eines PivotTable-Reports wahlweise zu ändern: Selection, klicken Sie auf Ausgewählte Zellen. Alle Zellen für ein Wert-Label, klicken Sie auf Alle Zellen mit ltValue labelgt Werte. Alle Zellen für ein Value Label, ohne Zwischensummen und die Gesamtsumme, klicken Sie auf Alle Zellen, die ltValue labelgt Werte für ltRow Labelgt anzeigen. Wählen Sie unter Regel einen Regeltyp aus. Klicken Sie auf Alle Zellen auf der Grundlage ihrer Werte formatieren (Standard). Unter Bearbeiten der Regelbeschreibung. Wählen Sie im Listenfeld Format Style 2-Color Scale aus. Um einen Typ im Feld Typ für Minimum und Maximum auszuwählen. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Formatieren Sie die niedrigsten und höchsten Werte. Wählen Sie den niedrigsten Wert und den höchsten Wert aus. In diesem Fall geben Sie keinen Mindest - und Höchstwert ein. Formatieren Sie eine Zahl, ein Datum oder einen Zeitwert Wählen Sie die Nummer aus. Und geben Sie dann einen Mindest - und Höchstwert ein. Formatieren Sie einen Prozentsatz. Wählen Sie Prozent aus. Und geben Sie dann einen Mindest - und Höchstwert ein. Gültige Werte sind von 0 (Null) bis 100. Geben Sie kein Prozentzeichen ein. Verwenden Sie einen Prozentsatz, wenn Sie alle Werte proportional visualisieren möchten, da die Verteilung der Werte proportional ist. Formatieren Sie ein Perzentil Wählen Sie Percentile aus und geben Sie dann einen minimalen und maximalen Wert ein. Gültige Perzentile sind von 0 (Null) bis 100. Verwenden Sie ein Perzentil, wenn Sie eine Gruppe von hohen Werten (wie z. B. das obere 20thpercentile) in einem Farbklassenanteil und niedrigen Werten (wie dem unteren 20. Perzentil) in einer anderen Farbe visualisieren möchten Grad-Anteil, weil sie extreme Werte darstellen, die die Visualisierung Ihrer Daten verkürzen könnten. Formatieren eines Formel-Ergebnisses Formel auswählen. Und geben Sie dann Werte für Minimum und Maximum ein. Die Formel muss eine Zahl, ein Datum oder einen Zeitwert zurückgeben. Starten Sie die Formel mit einem Gleichheitszeichen (). Ungültige Formeln führen dazu, dass keine Formatierung angewendet wird. Es ist eine gute Idee, die Formel zu testen, um sicherzustellen, dass es nicht einen Fehlerwert zurückgibt. Stellen Sie sicher, dass der Minimalwert kleiner als der Maximalwert ist. Sie können einen anderen Typ für das Minimum und Maximum wählen. Beispielsweise können Sie eine Zahl für mindestens einen Prozentsatz für Maximum wählen. Um eine minimale und maximale Farbskala zu wählen, klicken Sie auf Farbe für jeweils und wählen Sie eine Farbe aus. Wenn Sie zusätzliche Farben auswählen oder eine benutzerdefinierte Farbe erstellen möchten, klicken Sie auf Weitere Farben. Die ausgewählte Farbskala wird im Feld Vorschau angezeigt. Formatieren Sie alle Zellen mithilfe einer dreifarbigen Skala Farbskalen sind visuelle Führungen, die Ihnen helfen, Datenverteilung und Variation zu verstehen. Eine dreifarbige Skala hilft Ihnen, eine Reihe von Zellen zu vergleichen, indem Sie eine Abstufung von drei Farben verwenden. Der Farbton der Farbe repräsentiert höhere, mittlere oder niedrigere Werte. Zum Beispiel können Sie in einer grünen, gelben und roten Farbskala angeben, dass Zellen mit höherem Wert eine grüne Farbe haben, Mittelwertzellen haben eine gelbe Farbe und niedrigere Zellen haben eine rote Farbe. Wenn eine oder mehrere Zellen im Bereich eine Formel enthalten, die einen Fehler zurückgibt, wird die bedingte Formatierung nicht auf den gesamten Bereich angewendet. Um sicherzustellen, dass die bedingte Formatierung auf den gesamten Bereich angewendet wird, verwenden Sie eine IS - oder IFERROR-Funktion, um einen Wert zurückzugeben, den Sie angeben (zB 0 oder NA) anstelle eines Fehlerwertes. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Styles auf den Pfeil neben der Bedingten Formatierung. Und klicken Sie dann auf Farbskalen. Wähle eine dreifarbige Skala. Die obere Farbe stellt höhere Werte dar, die Mittelfarbe repräsentiert Mittelwerte und die untere Farbe stellt niedrigere Werte dar. Bewegen Sie sich über die Farbskalen-Icons, um zu sehen, welches Symbol eine dreifarbige Skala ist. Sie können die Methode für das Scoping für Felder im Bereich Werte eines PivotTable-Berichts ändern, indem Sie die Schaltfläche Formatierungsoptionen verwenden, die neben einem PivotTable-Feld angezeigt wird, das eine bedingte Formatierung angewendet hat. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einer PivotTable aus Bericht. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Styles auf den Pfeil neben der Bedingten Formatierung. Und klicken Sie dann auf Regeln verwalten. Das Dialogfeld "Bedingte Formatierungsregeln" wird angezeigt. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Um ein bedingtes Format hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Regel. Das Dialogfeld Neue Formatierungsregel wird angezeigt. Um ein bedingtes Format zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: Stellen Sie sicher, dass der entsprechende Arbeitsblatt-, Tabellen - oder PivotTable-Bericht in der Liste Formatierungsregeln anzeigen angezeigt wird. Optional können Sie den Bereich der Zellen ändern, indem Sie im Feld "Gilt" auf "Verkleinern" klicken, um das Dialogfeld vorübergehend auszublenden, indem Sie den neuen Zellenbereich auf dem Arbeitsblatt auswählen und dann den Dialog "Erweitern" auswählen. Wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten. Das Dialogfeld "Formatierungsregel bearbeiten" wird angezeigt. Unter Apply Rule To. Um den Bereich für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Reports wahlweise zu ändern: Selection, klicken Sie einfach auf diese Zellen. Entsprechendes Feld klicken Sie auf Alle ltvalue fieldgt Zellen mit den gleichen Feldern. Wertfeld, klicken Sie auf Alle ltvalue fieldgt Zellen. Wählen Sie unter Regel einen Regeltyp aus. Klicken Sie auf alle Zellen, die auf ihren Werten basieren. Unter Bearbeiten der Regelbeschreibung. Wählen Sie im Listenfeld Format Style die Option 3-Color Scale aus. Wählen Sie einen Typ für Minimum aus. Mittelpunkt . Und Maximum. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Formatieren Sie die niedrigste und die höchsten Werte. Wählen Sie einen Mittelpunkt aus. In diesem Fall geben Sie keinen niedrigsten und höchsten Wert ein. Formatieren Sie eine Zahl, ein Datum oder einen Zeitwert Wählen Sie die Nummer aus. Und geben Sie dann einen Wert für Minimum ein. Mittelpunkt . Und Maximum. Formatieren Sie einen Prozentsatz. Wählen Sie Prozent aus. Und geben Sie dann einen Wert für Minimum ein. Mittelpunkt . Und Maximum. Gültige Werte sind von 0 (Null) bis 100. Geben Sie kein Prozentzeichen () ein. Verwenden Sie einen Prozentsatz, wenn Sie alle Werte proportional visualisieren möchten, da die Verwendung eines Prozentsatzes sicherstellt, dass die Verteilung der Werte proportional ist. Formatieren Sie ein Perzentil Wählen Sie Percentile aus und geben Sie dann einen Wert für Minimum ein. Mittelpunkt . Und Maximum. Gültige Perzentile sind von 0 (null) bis 100. Verwenden Sie ein Perzentil, wenn Sie eine Gruppe von hohen Werten (z. B. das obere 20. Perzentil) in einem Farbklassenanteil und niedrigen Werten (wie dem unteren 20. Perzentil) in einem anderen visualisieren möchten Farbklassenanteil, da sie extreme Werte darstellen, die die Visualisierung Ihrer Daten verkürzen könnten. Formatieren eines Formel-Ergebnisses Formel auswählen. Und geben Sie dann einen Wert für Minimum ein. Mittelpunkt . Und Maximum. Die Formel muss eine Zahl, ein Datum oder einen Zeitwert zurückgeben. Starten Sie die Formel mit einem Gleichheitszeichen (). Ungültige Formeln führen dazu, dass keine Formatierung angewendet wird. Es ist eine gute Idee, die Formel zu testen, um sicherzustellen, dass es nicht einen Fehlerwert zurückgibt. Sie können Minimal-, Mittelpunkt - und Maximalwerte für den Zellenbereich festlegen. Stellen Sie sicher, dass der Wert in Minimum kleiner als der Wert in Mittelpunkt ist. Was wiederum kleiner ist als der Wert im Maximum. Sie können einen anderen Typ für Minimum wählen. Mittelpunkt . Und Maximum. Beispielsweise können Sie eine Mindestzahl, Midpoint-Perzentil und Maximale Prozentzahl auswählen. In vielen Fällen funktioniert der Standard-Mittelpunkt von 50 Prozent am besten, aber Sie können dies anpassen, um den individuellen Anforderungen gerecht zu werden. Um ein Minimum zu wählen. Mittelpunkt . Und maximale Farbskala, klicken Sie auf Farbe für jeden, und wählen Sie dann eine Farbe aus. Wenn Sie zusätzliche Farben auswählen oder eine benutzerdefinierte Farbe erstellen möchten, klicken Sie auf Weitere Farben. Die ausgewählte Farbskala wird im Feld Vorschau angezeigt. Formatieren Sie alle Zellen mithilfe von Datenleisten Eine Datenleiste hilft Ihnen, den Wert einer Zelle relativ zu anderen Zellen zu sehen. Die Länge der Datenleiste repräsentiert den Wert in der Zelle. Ein längerer Balken stellt einen höheren Wert dar, und ein kürzerer Balken stellt einen niedrigeren Wert dar. Datenleisten sind nützlich, um höhere und niedrigere Zahlen zu zeichnen, besonders bei großen Datenmengen, wie zum Beispiel meistverkauften und unterverkauften Spielzeug in einem Urlaubsverkaufsbericht. Tipp: Wenn eine oder mehrere Zellen im Bereich eine Formel enthalten, die einen Fehler zurückgibt, wird die bedingte Formatierung nicht auf den gesamten Bereich angewendet. Um sicherzustellen, dass die bedingte Formatierung auf den gesamten Bereich angewendet wird, verwenden Sie eine IS - oder IFERROR-Funktion, um einen Wert (zB 0 oder NA) anstelle eines Fehlerwertes zurückzugeben. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Stil auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung. Klicken Sie auf Datenleisten. Und wählen Sie dann ein Datenleisten-Symbol. Sie können die Methode des Scopings für Felder im Bereich Werte eines PivotTable-Berichts ändern, indem Sie die Option "Formatierungsregel anwenden" auf die Optionsschaltfläche anwenden. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Styles auf den Pfeil neben der Bedingten Formatierung. Und klicken Sie dann auf Regeln verwalten. Das Dialogfeld Bedingte Formatierungsregeln wird angezeigt. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Um ein bedingtes Format hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Regel. Das Dialogfeld Neue Formatierungsregel wird angezeigt. Um ein bedingtes Format zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: Stellen Sie sicher, dass der entsprechende Arbeitsblatt-, Tabellen - oder PivotTable-Bericht in der Liste Formatierungsregeln anzeigen angezeigt wird. Optional können Sie den Bereich der Zellen ändern, indem Sie im Feld "Gilt" auf "Verkleinern" klicken, um das Dialogfeld vorübergehend auszublenden, indem Sie den neuen Zellenbereich auf dem Arbeitsblatt auswählen und dann den Dialog "Erweitern" auswählen. Wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten. Das Dialogfeld "Formatierungsregel bearbeiten" wird angezeigt. Unter Apply Rule To. Um den Bereich für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Reports wahlweise zu ändern: Selection, klicken Sie einfach auf diese Zellen. Entsprechendes Feld klicken Sie auf Alle ltvalue fieldgt Zellen mit den gleichen Feldern. Wertfeld, klicken Sie auf Alle ltvalue fieldgt Zellen. Wählen Sie unter Regel einen Regeltyp aus. Klicken Sie auf alle Zellen, die auf ihren Werten basieren. Unter Bearbeiten der Regelbeschreibung. Wählen Sie im Listenfeld Formatstil die Option Datenleiste aus. Wählen Sie einen minimalen und maximalen Typ aus. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Formatieren Sie die niedrigsten und höchsten Werte. Wählen Sie den niedrigsten Wert und den höchsten Wert aus. In diesem Fall geben Sie keinen Wert für Minimum und Maximum ein. Formatieren Sie eine Zahl, ein Datum oder einen Zeitwert Wählen Sie die Nummer aus. Und geben Sie dann einen Mindest - und Höchstwert ein. Formatieren Sie einen Prozentsatz. Wählen Sie Prozent aus. Und geben Sie dann einen Wert für Minimum und Maximum ein. Gültige Werte sind von 0 (Null) bis 100. Geben Sie kein Prozentzeichen () ein. Verwenden Sie einen Prozentsatz, wenn Sie alle Werte proportional visualisieren möchten, da die Verwendung eines Prozentsatzes sicherstellt, dass die Verteilung der Werte proportional ist. Formatieren Sie ein Perzentil Wählen Sie Percentile aus und geben Sie dann einen Wert für Minimum und Maximum ein. Gültige Perzentile sind von 0 (Null) bis 100. Verwenden Sie ein Perzentil, wenn Sie eine Gruppe von hohen Werten (wie z. B. das obere 20. Perzentil) in einem Datenleistenanteil und niedrigen Werten (wie dem unteren 20. Perzentil) in einem anderen visualisieren möchten Daten-Bar-Verhältnis, da sie extreme Werte darstellen, die die Visualisierung Ihrer Daten beeinträchtigen könnten. Formatieren eines Formel-Ergebnisses Formel auswählen. Und geben Sie dann einen Wert für Minimum und Maximum ein. Die Formel muss eine Zahl, ein Datum oder einen Zeitwert zurückgeben. Starten Sie die Formel mit einem Gleichheitszeichen (). Ungültige Formeln führen dazu, dass keine Formatierung angewendet wird. Es ist eine gute Idee, die Formel zu testen, um sicherzustellen, dass es nicht einen Fehlerwert zurückgibt. Stellen Sie sicher, dass der Minimalwert kleiner als der Maximalwert ist. Sie können einen anderen Typ für Minimum und Maximum wählen. Sie können z. B. eine Mindestzahl und einen Höchstprozentsatz wählen. Um eine minimale und maximale Farbskala zu wählen, klicken Sie auf Balkenfarbe. Wenn Sie zusätzliche Farben auswählen oder eine benutzerdefinierte Farbe erstellen möchten, klicken Sie auf Weitere Farben. Die Balkenfarbe, die Sie auswählen, wird im Feld Vorschau angezeigt. Um nur die Datenleiste anzuzeigen und nicht den Wert in der Zelle, wählen Sie Nur Bar anzeigen. Um einen festen Rand an Datenleisten anzuwenden, wählen Sie im Feld "Rahmen" die Option "Vollständige Begrenzung" und wählen Sie eine Farbe für den Rahmen aus. Um zwischen einer soliden Leiste und einer abgestuften Leiste zu wählen, wählen Sie Solid Fill oder Gradient Fill im Fill-Listenfeld. Um negative Balken zu formatieren, klicken Sie auf Negative Wert und Achse und wählen dann im Dialogfeld Negative Wert und Achseneinstellungen Optionen für die negativen Balkenfüll - und Randfarben. Sie können Positionseinstellungen und eine Farbe für die Achse wählen. Wenn Sie mit der Auswahl von Optionen fertig sind, klicken Sie auf OK. Sie können die Richtung der Balken ändern, indem Sie eine Einstellung im Listenfeld Barrichtung auswählen. Dies ist standardmäßig auf Kontext eingestellt, aber Sie können zwischen einer Links-nach-Rechts - und einer Rechts-nach-Links-Richtung wählen, je nachdem, wie Sie Ihre Daten präsentieren möchten. Formatieren Sie alle Zellen mithilfe eines Icon-Sets Verwenden Sie ein Icon-Set zum Annotieren und Klassifizieren von Daten in drei bis fünf Kategorien, die durch einen Schwellenwert getrennt sind. Jedes Symbol repräsentiert einen Bereich von Werten. Wenn zum Beispiel in der 3 Pfeil-Icon-Set der grüne Pfeil nach oben einen höheren Wert darstellt, stellt der gelbe Seitenpfeil Mittelwerte dar, und der rote Pfeil nach unten stellt niedrigere Werte dar. Sie können wählen, um Icons nur für Zellen anzuzeigen, die beispielsweise eine Bedingung erfüllen, indem Sie ein Warnsymbol für diejenigen Zellen anzeigen, die unter einen kritischen Wert fallen und keine Icons für diejenigen, die es übersteigen. Um dies zu tun, verbergen Sie Symbole, indem Sie keine Zellsymbol aus der Dropdown-Liste des Symbols neben dem Symbol auswählen, wenn Sie Bedingungen festlegen. Sie können auch Ihre eigene Kombination von Icon-Sets zum Beispiel, ein grünes Symbol Häkchen, eine gelbe Ampel und eine rote Fahne. Problem: Bedingte Formatierung erscheint nicht für jede Zelle im Bereich Wenn eine oder mehrere Zellen im Bereich eine Formel enthalten, die einen Fehler zurückgibt, wird die bedingte Formatierung nicht auf den gesamten Bereich angewendet. Um sicherzustellen, dass die bedingte Formatierung auf den gesamten Bereich angewendet wird, verwenden Sie eine IS - oder IFERROR-Funktion, um einen Wert (z. B. 0 oder NA) stattdessen einen Fehlerwert zurückzugeben. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Stil auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung. Klicken Sie auf Icon Set. Und wähle dann einen Icon-Set. Sie können die Methode des Scopings für Felder im Bereich Werte eines PivotTable-Berichts ändern, indem Sie die Option "Formatierungsregel anwenden" auf die Optionsschaltfläche anwenden. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Styles auf den Pfeil neben der Bedingten Formatierung. Und klicken Sie dann auf Regeln verwalten. Das Dialogfeld Bedingte Formatierungsregeln wird angezeigt. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Um ein bedingtes Format hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Regel. Das Dialogfeld Neue Formatierungsregel wird angezeigt. Um ein bedingtes Format zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: Stellen Sie sicher, dass der entsprechende Arbeitsblatt-, Tabellen - oder PivotTable-Bericht in der Liste Formatierungsregeln anzeigen angezeigt wird. Optional können Sie den Bereich der Zellen ändern, indem Sie im Feld "Gilt" auf "Verkleinern" klicken, um das Dialogfeld vorübergehend auszublenden, indem Sie den neuen Zellenbereich auf dem Arbeitsblatt auswählen und dann den Dialog "Erweitern" auswählen. Wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten. Das Dialogfeld "Formatierungsregel bearbeiten" wird angezeigt. Unter Apply Rule To. Um den Bereich für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Reports wahlweise zu ändern: Selection, klicken Sie einfach auf diese Zellen. Entsprechendes Feld klicken Sie auf Alle ltvalue fieldgt Zellen mit den gleichen Feldern. Wertfeld, klicken Sie auf Alle ltvalue fieldgt Zellen. Wählen Sie unter Regel einen Regeltyp aus. Klicken Sie auf alle Zellen, die auf ihren Werten basieren. Unter Bearbeiten der Regelbeschreibung. Im Listenfeld Formatstil wählen Sie Icon Set. Wähle ein Icon-Set. Die Voreinstellung ist 3 Ampel (Unrimmed). Die Anzahl der Symbole und die Standardvergleichsoperatoren und die Schwellenwerte für jedes Icon können für jedes Icon-Set variieren. Wenn Sie möchten, können Sie die Vergleichsoperatoren und Schwellenwerte anpassen. Der Standardbereich der Werte für jedes Icon ist gleich groß, aber Sie können diese an Ihre speziellen Anforderungen anpassen. Stellen Sie sicher, dass die Schwellen in einer logischen Reihenfolge von höchsten bis niedrigsten von oben nach unten sind. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Formatieren Sie eine Zahl, ein Datum oder einen Zeitwert Wählen Sie die Nummer aus. Formatieren Sie einen Prozentsatz. Wählen Sie Prozent aus. Gültige Werte sind von 0 (Null) bis 100. Geben Sie kein Prozentzeichen () ein. Verwenden Sie einen Prozentsatz, wenn Sie alle Werte proportional visualisieren möchten, da die Verwendung eines Prozentsatzes sicherstellt, dass die Verteilung der Werte proportional ist. Formatieren Sie ein Perzentil Wählen Sie Percentile aus. Gültige Perzentile sind von 0 (Null) bis 100. Verwenden Sie ein Perzentil, wenn Sie eine Gruppe von hohen Werten (z. B. das obere 20. Perzentil) mit einem bestimmten Symbol und niedrigen Werten (wie dem unteren 20. Perzentil) mit einem anderen Symbol visualisieren möchten , Weil sie extreme Werte darstellen, die die Visualisierung Ihrer Daten beeinträchtigen könnten. Formatieren eines Formel-Ergebnisses Formel auswählen. Und geben Sie dann eine Formel in jedem Wert ein. Die Formel muss eine Zahl, ein Datum oder einen Zeitwert zurückgeben. Starten Sie die Formel mit einem Gleichheitszeichen (). Ungültige Formeln führen dazu, dass keine Formatierung angewendet wird. Es ist eine gute Idee, die Formel zu testen, um sicherzustellen, dass es nicht einen Fehlerwert zurückgibt. Um das erste Icon darzustellen, stellen niedrigere Werte dar und das letzte Symbol stellen höhere Werte dar, wählen Sie umgekehrte Ikonenreihenfolge. Um nur das Symbol und nicht den Wert in der Zelle anzuzeigen, wählen Sie Nur Icon anzeigen. Möglicherweise müssen Sie die Spaltenbreite anpassen, um das Symbol aufzunehmen. Es gibt drei Größen von Icons. Die Größe des angezeigten Symbols hängt von der Schriftgröße ab, die in dieser Zelle verwendet wird. Formatieren Sie nur Zellen, die Text-, Zahlen - oder Datums - oder Zeitwerte enthalten. Um spezifisch bestimmte Zellen innerhalb eines Zellbereichs zu finden, können Sie diese spezifischen Zellen auf Basis eines Vergleichsoperators formatieren. In einem Inventar-Arbeitsblatt, das nach Kategorien sortiert ist, können Sie die Produkte mit weniger als 10 Artikeln in gelb markieren. Oder in einem Einzelhandelsgeschäft-Zusammenfassungs-Arbeitsblatt können Sie alle Geschäfte mit Gewinnen über 10, Verkaufsvolumen weniger als 100.000 und Region gleich SouthEast identifizieren. Hinweis: Sie können Felder im Bereich Werte eines PivotTable-Berichts nicht nachträglich nach Text oder Datum nur nach Nummer formatieren. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Stil auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung. Und klicken Sie dann auf Zellenregeln markieren. Wählen Sie den gewünschten Befehl aus, z. B. Between. Entsprechend dem Text, der enthält. Oder ein Datum auftritt. Geben Sie die Werte ein, die Sie verwenden möchten, und wählen Sie dann ein Format aus. Sie können die Methode des Scopings für Felder im Bereich Werte eines PivotTable-Berichts ändern, indem Sie die Option "Formatierungsregel anwenden" auf die Optionsschaltfläche anwenden. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Styles auf den Pfeil neben der Bedingten Formatierung. Und klicken Sie dann auf Regeln verwalten. Das Dialogfeld Bedingte Formatierungsregeln wird angezeigt. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Um ein bedingtes Format hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Regel. Das Dialogfeld Neue Formatierungsregel wird angezeigt. Um ein bedingtes Format zu ändern, gehen Sie wie folgt vor: Stellen Sie sicher, dass der entsprechende Arbeitsblatt-, Tabellen - oder PivotTable-Bericht in der Liste Formatierungsregeln anzeigen angezeigt wird. Optional können Sie den Bereich der Zellen ändern, indem Sie im Feld "Bedruckt" auf "Verkleinern" klicken, um das Dialogfeld vorübergehend auszublenden, indem Sie den neuen Zellenbereich auf dem Arbeitsblatt oder auf anderen Arbeitsblättern auswählen und dann den Dialog "Erweitern" auswählen. Wählen Sie die Regel aus, und klicken Sie dann auf Regel bearbeiten. Das Dialogfeld "Formatierungsregel bearbeiten" wird angezeigt. Unter Apply Rule To. Um den Bereich für Felder im Wertebereich eines PivotTable-Reports wahlweise zu ändern: Selection, klicken Sie einfach auf diese Zellen. Entsprechendes Feld klicken Sie auf Alle ltvalue fieldgt Zellen mit den gleichen Feldern. Wertfeld, klicken Sie auf Alle ltvalue fieldgt Zellen. Wählen Sie unter Regel einen Regeltyp aus. Klicken Sie auf Nur Zellen, die enthalten sind. Unter Bearbeiten der Regelbeschreibung. Führen Sie im Feld Nur Zellen mit Listenfeld einen der folgenden Schritte aus: Formatieren nach Anzahl, Datum oder Uhrzeit Wählen Sie Zellenwert aus. Wählen Sie einen Vergleichsoperator aus und geben Sie dann eine Nummer, ein Datum oder eine Uhrzeit ein. Wählen Sie z. B. zwischen und geben Sie dann 100 und 200 ein. Oder wählen Sie gleich und geben Sie dann 112009 ein. Sie können auch eine Formel eingeben, die eine Zahl, ein Datum oder einen Zeitwert zurückgibt. Wenn Sie eine Formel eingeben, starten Sie sie mit einem Gleichheitszeichen (). Ungültige Formeln führen dazu, dass keine Formatierung angewendet wird. Es ist eine gute Idee, die Formel zu testen, um sicherzustellen, dass es nicht einen Fehlerwert zurückgibt. Format nach Text Wählen Sie einen bestimmten Text aus. Wählen Sie einen Vergleichsoperator und geben Sie dann Text ein. Wählen Sie zum Beispiel Enthält und geben Sie dann Silber ein. Oder wählen Sie Start mit und geben Sie dann Tri ein. Zitate sind im Suchstring enthalten und können Platzhalterzeichen verwenden. Die maximale Länge eines Strings beträgt 255 Zeichen. Sie können auch eine Formel eingeben, die Text zurückgibt. Wenn Sie eine Formel eingeben, starten Sie sie mit einem Gleichheitszeichen (). Ungültige Formeln führen dazu, dass keine Formatierung angewendet wird. Es ist eine gute Idee, die Formel zu testen, um sicherzustellen, dass es nicht einen Fehlerwert zurückgibt. Format nach Datum Wählen Sie Daten, die auftreten. Und wählen Sie dann einen Datumsvergleich aus. Wählen Sie zum Beispiel gestern oder nächste Woche. Formatieren von Zellen mit Leerzeichen oder ohne Leerzeichen Wählen Sie Leerzeichen oder keine Leerzeichen aus. Ein Leerwert ist eine Zelle, die keine Daten enthält und sich von einer Zelle unterscheidet, die einen oder mehrere Leerzeichen enthält (Leerzeichen werden als Text betrachtet). Formatieren von Zellen mit Fehler oder keine Fehlerwerte Wählen Sie Fehler oder keine Fehler. Fehlerwerte sind:, VALUE. DIV0 NAME. NA, REF. NUM. Und NULL. Um ein Format anzugeben, klicken Sie auf Formatieren. Das Dialogfeld "Zellen formatieren" wird angezeigt. Wählen Sie die Nummer, die Schriftart, den Rahmen oder das Füllformat aus, das Sie anwenden möchten, wenn der Zellenwert die Bedingung erfüllt, und klicken Sie dann auf OK. Sie können mehr als ein Format wählen. Die ausgewählten Formate werden im Feld Vorschau angezeigt. Format nur obere oder untere Rangwerte Sie können die höchsten und niedrigsten Werte in einer Reihe von Zellen finden, die auf einem von Ihnen festgelegten Cutoff-Wert basieren. Zum Beispiel finden Sie die Top 5 Verkaufsprodukte in einem regionalen Bericht, die unteren 15 Produkte in einer Kundenbefragung oder die Top 25 Gehälter in einer Abteilung Personalanalyse. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Stil auf den Pfeil neben Bedingte Formatierung. Und dann auf TopBottom Regeln klicken. Wählen Sie den gewünschten Befehl aus, z. B. Top 10 Items oder Bottom 10. Geben Sie die Werte ein, die Sie verwenden möchten, und wählen Sie dann ein Format aus. Sie können die Methode des Scopings für Felder im Bereich Werte eines PivotTable-Berichts ändern, indem Sie die Option "Formatierungsregel anwenden" auf die Optionsschaltfläche anwenden. Wählen Sie eine oder mehrere Zellen in einem Bereich, einer Tabelle oder einem PivotTable-Bericht aus. Klicken Sie auf der Registerkarte Start in der Gruppe Styles auf den Pfeil neben der Bedingten Formatierung. Und klicken Sie dann auf Regeln verwalten. Das Dialogfeld Bedingte Formatierungsregeln wird angezeigt. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus: Um ein bedingtes Format hinzuzufügen, klicken Sie auf Neue Regel. The New Formatting Rule dialog box is displayed. To change a conditional format, do the following: Make sure that the appropriate worksheet, table, or PivotTable report is selected in the Show formatting rules for list box. Optionally, change the range of cells by clicking Collapse Dialog in the Applies to box to temporarily hide the dialog box, by selecting the new range of cells on the worksheet, and then by selecting Expand Dialog . Select the rule, and then click Edit rule . The Edit Formatting Rule dialog box is displayed. Under Apply Rule To . to optionally change the scope fields in the Values area of a PivotTable report by: Selection, click Just these cells . Corresponding field, click All ltvalue fieldgt cells with the same fields . Value field, click All ltvalue fieldgt cells . Under Select a Rule Type . click Format only top or bottom ranked values . Under Edit the Rule Description . in the Format values that rank in the list box, select Top or Bottom . Do one of the following: To specify a top or bottom number, enter a number and then clear the of the selected range check box. Valid values are 1 to 1000. To specify a top or bottom percentage, enter a number and then select the of the selected range check box. Valid values are 1 to 100. Optionally, change how the format is applied for fields in the Values area of a PivotTable report that are scoped by corresponding field. By default, the conditional format is based on all visible values. However when you scope by corresponding field, instead of using all visible values, you can apply the conditional format for each combination of: A column and its parent row field, by selecting each Column group . A row and its parent column field, by selecting each Row group . To specify a format, click Format . The Format Cells dialog box is displayed. Select the number, font, border, or fill format that you want to apply when the cell value meets the condition, and then click OK . You can choose more than one format. The formats that you select are displayed in the Preview box. Format only values that are above or below average You can find values above or below an average or standard deviation in a range of cells. For example, you can find the above average performers in an annual performance review or you can locate manufactured materials that fall below two standard deviations in a quality rating. Select one or more cells in a range, table, or PivotTable report. On the Home tab, in the Style group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click TopBottom Rules . Select the command that you want, such as Above Average or Below Average . Enter the values that you want to use, and then select a format. You can change the method of scoping for fields in the Values area of a PivotTable report by using the Apply formatting rule to option button. Select one or more cells in a range, table, or PivotTable report. On the Home tab, in the Styles group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Manage Rules . The Conditional Formatting Rules Manager dialog box is displayed. Do one of the following: To add a conditional format, click New Rule . The New Formatting Rule dialog box is displayed. To change a conditional format, do the following: Make sure that the appropriate worksheet, table, or PivotTable report is selected in the Show formatting rules for list box. Optionally, change the range of cells by clicking Collapse Dialog in the Applies to box to temporarily hide the dialog box, by selecting the new range of cells on the worksheet, and then by selecting Expand Dialog . Select the rule, and then click Edit rule . The Edit Formatting Rule dialog box is displayed. Under Apply Rule To . to optionally change the scope for fields in the Values area of a PivotTable report by: Selection, click Just these cells . Corresponding field, click All ltvalue fieldgt cells with the same fields . Value field, click All ltvalue fieldgt cells . Under Select a Rule Type . click Format only values that are above or below average . Under Edit the Rule Description . in the Format values that are list box, do one of the following: To format cells that are above or below the average for all of the cells in the range, select Above or Below . To format cells that are above or below one, two, or three standard deviations for all of the cells in the range, select a standard deviation. Optionally, change how the format is applied for fields in the Values area of a PivotTable report that are scoped by corresponding field. By default, the conditionally format is based on all visible values. However when you scope by corresponding field, instead of using all visible values, you can apply the conditional format for each combination of: A column and its parent row field, by selecting each Column group . A row and its parent column field, by selecting each Row group . Click Format to display the Format Cells dialog box. Select the number, font, border, or fill format that you want to apply when the cell value meets the condition, and then click OK . You can choose more than one format. The formats that you select are displayed in the Preview box. Format only unique or duplicate values Note: You cannot conditionally format fields in the Values area of a PivotTable report by unique or duplicate values. Select one or more cells in a range, table, or PivotTable report. On the Home tab, in the Style group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Highlight Cells Rules . Select Duplicate Values . Enter the values that you want to use, and then select a format. Select one or more cells in a range, table, or PivotTable report. On the Home tab, in the Styles group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Manage Rules . The Conditional Formatting Rules Manager dialog box is displayed. Do one of the following: To add a conditional format, click New Rule . The New Formatting Rule dialog box is displayed. To change a conditional format, do the following: Make sure that the appropriate worksheet or table is selected in the Show formatting rules for list box. Optionally, change the range of cells by clicking Collapse Dialog in the Applies to box to temporarily hide the dialog box, by selecting the new range of cells on the worksheet, and then by selecting Expand Dialog . Select the rule, and then click Edit rule . The Edit Formatting Rule dialog box is displayed. Under Select a Rule Type . click Format only unique or duplicate values . Under Edit the Rule Description . in the Format all list box, select unique or duplicate . Click Format to display the Format Cells dialog box. Select the number, font, border, or fill format that you want to apply when the cell value meets the condition, and then click OK . You can choose more than one format. The formats that you select are displayed in the Preview box. Use a formula to determine which cells to format If your conditional formatting needs are more complex, you can use a logical formula to specify the formatting criteria. For example, you may want to compare values to a result returned by a function or evaluate data in cells outside the selected range, which can be in another worksheet in the same workbook. On the Home tab, in the Styles group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Manage Rules . The Conditional Formatting Rules Manager dialog box is displayed. Do one of the following: To add a conditional format, click New Rule . The New Formatting Rule dialog box is displayed. To change a conditional format, do the following: Make sure that the appropriate worksheet, table, or PivotTable report is selected in the Show formatting rules for list box. Optionally, change the range of cells by clicking Collapse Dialog in the Applies to box to temporarily hide the dialog box, by selecting the new range of cells on the worksheet or other worksheets, and then by selecting Expand Dialog . Select the rule, and then click Edit rule . The Edit Formatting Rule dialog box is displayed. Under Apply Rule To . to optionally change the scope for fields in the Values area of a PivotTable report by: Selection, click Selected cells . Corresponding field, click All cells showing ltValues fieldgt values . Value field, All cells showing ltValues fieldgt for ltRowgt . Under Select a Rule Type . click Use a formula to determine which cells to format . Under Edit the Rule Description . in the Format values where this formula is true list box, enter a formula. You must start the formula with an equal sign () and the formula must return a logical value of TRUE (1) or FALSE (0). Example 1: Use one conditional format with multiple criteria and cell references outside of the range of cells In this formula, one conditional format with multiple criteria applied to the range A1:A5 formats the cells green if the average value for all of the cells in the range is greater than the value in cell F1 and any cell in the range has a minimum value greater than or equal to the value in G1. Cells F1 and G1 are outside of the range of cells for which the conditional format is applied. The AND function combines multiple criteria, and the AVERAGE and MIN functions calculate the values. Green cell color Example 2: Shade every other row by using the MOD and ROW functions This formula shades every other row in the range of cells a blue cell color. The MOD function returns a remainder after a number (the first argument) is divided by divisor (the second argument). The ROW function returns the current row number. When you divide the current row number by 2, you always get either a 0 remainder for an even number or a 1 remainder for an odd number. Because 0 is FALSE and 1 is TRUE, every odd numbered row is formatted. Blue cell color Click Format to display the Format Cells dialog box. Select the number, font, border, or fill format that you want to apply when the cell value meets the condition, and then click OK . You can choose more than one format. The formats that you select are displayed in the Preview box. You can enter cell references in a formula by selecting cells directly on a worksheet or other worksheets. Selecting cells on the worksheet inserts absolute cell references. If you want Excel to adjust the references for each cell in the selected range, use relative cell references. Find cells that have conditional formats If your worksheet has one or more cells with a conditional format, you can quickly locate them so that you can copy, change, or delete the conditional formats. You can use the Go To Special command to either find only cells with a specific conditional format or find all cells with conditional formats. Find all cells that have a conditional format Click any cell without a conditional format. On the Home tab, in the Editing group, click the arrow next to Find amp Select . and then click Conditional Formatting . Find only cells with the same conditional format Click the cell that has the conditional format that you want to find. On the Home tab, in the Editing group, click the arrow next to Find amp Select . and then click Go To Special . Click Conditional formats . Click Same under Data validation . Clear conditional formats Do one of the following: On the Home tab, in the Styles group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Clear Rules Click Entire Sheet . In a range of cells, table, or PivotTable Select the range of cells, table, or PivotTable for which you want to clear conditional formats. On the Home tab, in the Styles group, click the arrow next to Conditional Formatting . and then click Clear Rules . Depending on what you have selected, click Selected Cells . This Table . or This PivotTable. How to Use Excel: The Top 10 Things to Learn Excel is one of the most powerful software tools in the world for collecting, analyzing, and summarizing data. But its incredible power comes at a cost: Excel is a massive program, and it can take beginners months or even years to master it. Many first-time Excel users dont take advantage of all of the programs functionality we often find new learners manually entering data when they could be using formulas and functions to speed up and expedite their work. With that in mind, weve compiled a list of the 10 most important places to start when youre learning how to use Excel. The goal of this guide is to familiarize you with Excels most useful functions mdash not to provide an in-depth overview of all of them. If you find yourself struggling to follow along, use the Further Reading section of each chapter for more detailed tutorials and additional examples. Without further ado: heres our beginners primer on how to use Excel mdash from worksheet basics to formulas and functions to Pivot Tables. Cell and workbook basics Before getting started with Excel, its important to learn the programs basic structure so that you can navigate it effectively. Each Excel file is called a workbook mdash we often use the terms workbook and file interchangably when talking about Excel. Like many other programs, Excel allows you to save, open, and close workbooks from the File menu, which is located in the top left corner of the screen in the Ribbon. the menu of options along the top of an Excel document. Pressing File leads us to the backstage view. an administrative area that gives us access to Excels most important workbook-handling functions: Save. Open. Print. and Close : Within each workbook, Excel contains multiple worksheets. which appear as tabs along the bottom of the screen. Worksheets are an easy way to contain multiple pages of data within one workbook in a logical manner. Generally, we place every individual calculation or table within its own worksheet to keep our data organized and easily accessible. Each worksheet contains a grid of rows. columns. and cells. Rows appear along the side of the sheet, and are labeled using numbers starting with 1. Columns appear along the top of the sheet, and are labeled using letters starting with A. At the intersection of every row and column lies a cell, which is referred to by its address. which is a combination of its row number and cell letter. For example, the cell C5 lies at the intersection of row 5 and column C . We can also refer to cells using ranges. which are series of contigous cells that lie next to each other. For example, the range between cells C3 and C6 can be selected all at once (see screenshot below). When we refer to a cell range, we put a colon (. ) between the first and last cells within that range. Below, weve highlighted the range C3:C6 : When you select a cell and start typing, you can insert data into that cell. Data comes in a variety of formats, including numbers, letters, and equations. Any individual cell can contain any of the following types of data accepted by Excel: Numbers . which are numerical values like 5 or 78.34. Numbers can be used as part of calculations like addition, subtraction, and multiplication. Strings . which are bits of text like Boston or SnackWorld. Strings can be manipulated in various ways, like finding pieces of text within them or chopping them in half. Termine . which represent days in our standard calendar, like 5192019 . Cell references . which point Excel to other cells in your workbook, like C9. Well learn more about cell references further on in this tutorial. Functions . which are formulas that allow you to quickly and easily perform calculations that would be difficult to do by hand. These functions are often based on the contents of other cells within your workbook, and can output numbers, strings, or dates. And if you enter a function into Excel that doesnt make sense, itll give you an error. like NA. Whenever you see an error like this, it means that theres a problem with your function and you need to revise it. Those are the basics of workbooks and cells, but theres lots more to learn. Check out the more detailed articles below for further reading. Further reading Save three hours of work a day with these 5 simple Excel hacks Work smarter, not harder. Sign up for our 5-day mini-course to receive must-learn lessons on how to automate your work using Excel. Why the TRUE and FALSE functions are so important. Why to rethink the way you do VLOOKUPs . Plus, well reveal why you shouldnt use PivotTables and what to use instead. Sorting and filtering data One of the simplest and most immediately useful features of Excel is that it can sort and filter large sets of data incredibly quickly and easily. You can use this capability to alphabetize lists, order sales numbers by value, or screen lists down to a small subset of items based on criteria that you specify. Take, for example, the below list, which contains a number of rows representing items sold by customer: The above is a useful list, but it would be easier to read if we could sort by customer name to group all sales to the same customer together. To sort a list, position your cursor in the header cell of the column youd like to sort, head to the Data tab on the Ribbon, and click the Quick sort button. In the below example, weve selected cell C2 to tell Excel that we want to sort by Customer name. Note our results after we press the Quick Sort button, which is highlited in yellow on the ribbon of the page below: We can also sort data based on more advanced parameters by highlighting our entire data set and pressing the Sort button in the Data tab, highlighted in yellow below: Pressing this button will open the Sort dialogue. which allows us to specify a set of more complicated sorting criteria mdash including sorting by multiple fields in a specified order. In addition to sorting, we can also filter our data. Filtering means cutting down a large data set to a smaller subset of rows that satisfy certain specified criteria. To test filtering, well place our cursor within our data table, then head to the Data tab on the ribbon and hit the Filter option, highlighted in yellow below: Notice that after filtering our data, small dropdown arrows appear next to the headings of each of our columns. We can click these arrows to open up the Filter Dialogue. which allows us to filter our data set so that it shows only certain rows. Below, weve used the Filter Dialogue to select only rows for which the Month is equal to February . When we press the OK button, our data set will be trimmed down: now, only February rows are shown. The beauty of filtering is that no rows have actually been deleted our entire original data set is preserved. Weve just temporarily filtered out rows in which the Month is equal to anything other than February. Notice the blue row labels on the left-hand side of the screen mdash those indicate that our data has been filtered. Now that you know how to use basic sorting and filtering, check out our more in-depth articles below. Theyll show you how to perform advanced custom sorts and add multiple filters based on dates, values, and text. Further reading How formulas work Formulas are the backbone of most advanced calculations within Excel. Think of a formula as an equation mdash its a series of steps that lead to a final output. You can tell Excel that youre entering a formula in Excel by starting your input with the equals sign ( ). For example, try entering the following into a cell: Since Excel sees the sign at the beginning of the line, it realizes that its being given a formula to calculate. It then sees 54 and adds the two numbers together, outputting a final value of 9 . Formulas often contain more than just numbers and operators like the sign. They can also contain one or more functions. Think of a function as a machine that helps you quickly and easily make calculations that would be difficult to perform by hand. Each function is like a recipe: it takes in a list of ingredients, and the recipe spits out something totally new mdash and, in most cases, more useful than what you put in. Each function is made up of three parts: First, a function name. which describes what the function does mdash like the name of a recipe. Function names are built into Excel. For example, there is a SUM function that adds together a series of values, and a AVERAGE function that averages together multiple values. Well explore the various functions available to you throughout these tutorials. Second, arguments. which combine within the function to output something bigger mdash like the ingredients of a recipe. For example, if we wanted to take the AVERAGE of 4 and 6. the arguments to the function would be the numbers four and six. In a function, arguments are separated by commas within parentheses. Third, output. which is what comes out of the function when its finished calculating mdash like the final product of a cooked recipe. For example, if we took the AVERAGE of 4 and 6. the output would be 5 . Take a look at the examples of completed formulae below. Can you identify the function names, arguments, and output Within formulae, we can also nest functions. Nesting functions means using the output of one function as the argument for another. For example, if we wanted to AVERAGE the numbers 4 and 6 and add the resulting value to the number 10 using SUM. we could do so by nesting functions like so: Notice that weve included the AVERAGE function within the SUM function, effectively nesting the two functions together. Whenever Excel encounters nested functions like these, it evaluates them starting on the inside and working out. For the sake of simplicity, throughout these tutorials, well evaluate nested functions step-by-step just like Excel does to show you every stage of the process, like so: Nesting isnt just limited to two layers mdash you can nest as many functions within each other as youd like. Take a look at the following formula mdash which we havent broken down step-by-step mdash and see if you can figure out why it outputs what it does. You now know the basics of how to use formulas and nested functions in Excel. Check out the tutorials below for more detailed information Further reading Save three hours of work a day with these 5 simple Excel hacks Work smarter, not harder. Sign up for our 5-day mini-course to receive must-learn lessons on how to automate your work using Excel. Why the TRUE and FALSE functions are so important. Why to rethink the way you do VLOOKUPs . Plus, well reveal why you shouldnt use PivotTables and what to use instead. Cell references Excel really starts to get insteresting when you start using cell references. Cell references are parts of a formula that connect to another cell or cell range within your worksheet. Take a look at the following formula, which contains the most basic type of cell reference: In this piece of code, were telling Excel to go to cell C4. evaluate it, and return whatever value it contains. Likewise, we could ask Excel to look at cell E6 and pull its value like so: Cell references are useful because they can be included within functions. This enables you to perform complex calculations based on sets of cells that would otherwise be difficult to perform manually. For example, take the following SUM function: This function will automatically SUM up all values in the entire range C3:C7 mdash in other words, cells C3. C4. C5. C6. and C7 . By default, cell references are relative. This means that they will change as we copy and paste them from cell to cell. Lets take a look at an example to clarify what this means. The following spreadsheet contains sales data for three product categories ( Cookies. Brownies. and Gummy Worms ), as well as a blank Total row. Weve inserted a SUM formula in the Total row to calculate total Cookies sales by summing cells C4:C6 : Our total is set for Cookies. but wed like to it to display for the other product categories as well. Lets copy the formula in cell C7 by pressing Ctrl C on Windows or 8984 C on a Mac. Then, well click and drag to select cells D7 and E7 and paste our formula using Ctrl V on Windows or 8984 V on a Mac. Notice what happens to the formula in cell D7 mdash it changes Our formula now references the cell range D4:D6 instead of C4:C6. This is the magic of relative cell references. As we copy and paste formulas from cell to cell, our references change to accomodate. Relative cell references are convenient, but there are some times during which we dont want our cell references to shift when we copy and paste. Consider the following sheet, in which weve created a static value in cell H4 to represent a tax amount taken off of our total sales: Our formula works in cell C8. but when we copy and paste it to the right, our relative cell references change and our formula breaks: Fortunately, theres a good solution to this problem: absolute cell references. Absolute cell references allow us to lock the row or column of a reference mdash or both mdash so that they do not change when we copy and paste from one cell to another. The symbol indicates an absolute cell reference. It can be used before the column letter, the row number, or both, and indicates that the given column letter or row number should not be changed when copying and pasting from cell to cell. Heres an updated version of our formula, with an absolute reference used to lock the column letter on the reference to our tax rate cell, H4 : Notice what happens when we copy and paste this formula to the right. Our H4 reference doesnt change, because the column letter is locked. Our formula now works for all cells into which were pasting it When working with absolute and relative cell references, its important to remember that you can use them on the row, column, or both. Heres a handy table to help understand what that symbol means when it appears: Both row and column will change as cell is copied and pasted. Remember, rows and columns in a cell range can also be locked. For example, the range A1:B8 will have its columns locked as it is copied and pasted. The range A1:B8 will lock its rows. Those are the basics of cell references mdash both relative and absolute. Check out the article below for more detailed information. Further reading Mathematical functions Now that weve covered the basics of Excel, its time to get into the programs more advanced features mdash starting with mathematical functions themselves. Excel has hundreds of functions available for use, and it would be impossible to cover all of them in this short tutorial. So, to start, well provide a brief overview of some of Excels most common mathematical functions. SUM is one of Excels simplest mdash and most-used mdash mathematical functions. It can take as many arguments as you want to give it, in the form of numbers, cell references, or cell ranges. Given these arguments as inputs, it outputs the SUM of all values provided mdash including each individual cell within a cell range. Heres a basic use of the SUM function, in which we add up a series of manually-entered numbers: Heres a slightly more complicated use of the SUM function, in which we add up a series of individual cells by specifying them as unique arguments to the function: And, finally, heres a better use of the SUM function, in which we use a cell range to add up the values in a series of contiguous cells: Check out our detailed SUM tutorial for even more details and information. The AVERAGE function works much like the SUM function: it takes as arguments a list of numbers or cell ranges. Unlike SUM it outputs the AVERAGE of the values provided. Heres a basic use of AVERAGE in action: And heres AVERAGE used with a cell range: The MAX function starts to get a little more complicated: given input arguments of numbers, cell references, or cell ranges, MAX finds the maximum individual value provided and outputs it. MAX is particularly useful when working with large quantities of data to determine high values within a set mdash like students highest score on a test or a daily high stock price. Take a look at the following formula, in which weve used MAX to find the maximum value within a series of individual numbers: Of course, like SUM and AVERAGE. MAX is most useful when applied to large ranges of cells. Consider the following example, in which a SnackWorld analyst uses MAX to find the highest dollar sales value out of a set of product categories for a given month: MAX has many applications, and as you get more and more comfortable with Excel, youre sure to find multiple uses for it within your spreadsheets. You can also use the closely-related MIN formula to find minimum values within a set. Check our our MAX and MIN tutorials for more. COUNT is another frequently-used function in Excel. Given a cell range or set of values, it counts the instances in which a number appears in the given range. Consider the following example: The above formula outputs 3. because there are three instances of numbers provided as arguments. A COUNT function provided with non-numerical inputs would not count them mdash it would only include the count of numbers provided as arguments: COUNT can also be used on a range of values like so: How is this useful in practice Use the COUNT function in your sheets to count data points, like number of test scores, number of items sold in a given period of time, and more. COUNT also has a sister function called COUNTA. which includes cells that contain text in its totals. Stop by our COUNT and COUNTA tutorial pages for more info. Further reading Lookup functions Now that weve got a handle on some of Excels basic mathematical functions, its time to move on to a more complicated class of tools: lookups. Lookup functions allow us to look up a given value on a table with multiple rows and columns dynamically. Thats quite a mouthful, so lets take a look at a real-world example to give you an idea what we mean. Take a look at the below spreadsheet, which lists SnackWorld unit sales and profit for various item categories in a given month. Lets say that a SnackWorld analyst wants to pull the Unit Sales number for the Lollipops category. She could just look it up on the table mdash but manually looking it up becomes infeasible if the table is too large mdash for example, if it contains hundreds or thousands of rows and columns. Its also time-consuming. What if we could create a tool in which we enter a category name, and the Unit Sales number for that category is automatically pulled from our input table We can accomplish the above using the VLOOKUP function. VLOOKUP takes a table and a lookup value as inputs, browses the given table for the lookup value in question, and finds whatever sits in a corresponding column number specified. Heres how it works: Given a set tablearray. VLOOKUP finds the given lookupvalue within that array, then moves over colindexnum columns to pull the corresponding data point. Take a look at the following use of VLOOKUP in action, in which we use the formula to pull the unit sales numbers for Lollipops : In the example above, we provide VLOOKUP with a lookup value, Lollipops. and a table to look in B2:D7. We also tell it that in the table specified, we want it to look 2 columns in for the data point, which corresponds to the Unit Sales column. When VLOOKUP finds the Lollipops value in our table B2:D7. it moves over 2 columns and pulls our unit sales number: 25,000,000. Weve just successfully created a simple lookup formula How is this useful in practice VLOOKUP can be used with cell references to create a dynamic data-pulling tool very quickly and easily. Take a look at the following example, in which weve used cells C9 and C10 to create dynamic input and output fields for a formula to pull profitability numbers: Notice that our VLOOKUP formula now references cell C9 instead of a hard-coded value like Lollipops. And when we change the text in C9 to another category name on our table, the formula in C10 automatically updates by pulling profitability numbers for the given category. Like magic, weve created a quick tool to pull data based on simple user inputs mdash all with one simple VLOOKUP formula Check out our in-depth VLOOKUP tutorial for more info on this powerful function. INDEX MATCH Once youve mastered VLOOKUP. its time to move on to an even more powerful lookup formula: INDEX MATCH. INDEX MATCH isnt actually a single function, but rather a combination of two separate Excel functions: INDEX and MATCH. We use it in place of VLOOKUP for almost all of our lookups, because it confers several important advantages: Counting isnt necessary. VLOOKUP forces you to count columns, providing it with a colindexnum to indicate which column to pull data from. INDEX MATCH allows you to skip this step, instead selecting the column in question directly. Inserting columns is easy. Since VLOOKUP uses a colindexnum for its lookup, inserting columns into your lookup table can often break your formulas. INDEX MATCH prevents these problems by eliminating the colindexnum argument. Backwards lookups are possible. INDEX MATCH allows you to look up values that are to the left of your item or category list, rather than only those that are to the right. Even more functionality. INDEX MATCH allows you to take advantage of a plethora of more advanced functionality mdash including both vertical and horizontal lookups two-dimensional lookups and lookups with more than one criteria. Covering how INDEX MATCH works is beyond the scope of this tutorial, but check out our complete guide to INDEX MATCH for more information and a full explanation. Further reading Save three hours of work a day with these 5 simple Excel hacks Work smarter, not harder. Sign up for our 5-day mini-course to receive must-learn lessons on how to automate your work using Excel. Why the TRUE and FALSE functions are so important. Why to rethink the way you do VLOOKUPs . Plus, well reveal why you shouldnt use PivotTables and what to use instead. Logical functions Logical functions are some of the most advanced formulas you can create in Excel. They allow us to tell Excel to choose one of various possible outputs depending on a condition that we specify. This functionality becomes incredibly useful when you want Excel to make decisions for you: for example, marking a test score as Passing if it is over 70 marking a salespersons quota as met if she has exceeded 20M in monthly sales or marking a stock as High-priority if its price drops below a certain limit. IF statements IF statements are the foundation of logical functions in Excel. IF statements look like this: When an IF statement runs, it first takes a look at the logicalexpression provided by the user. If the logicalexpression is a TRUE statement, the IF statement outputs valueiftrue otherwise, it outputs valueiffalse . Lets take a look at a very basic IF statement as a practical example: In the formula above, IF first evaluates its logicalexpression. 7lt3. Since this expression is FALSE. Excel ignores the valueiftrue argument and instead outputs the valueiffalse argument, Incorrect answer . Of course, the above example isnt particularly useful, because we dont need a complicated formula to tell us that 7 is not equal to 3. But IF becomes significantly more useful when we combine it with other functions mdash for example, SUM . In the following example, we use IF statements to dynamically provide output based on whether a salesperson met her sales quota for the first quarter of the year. The salespersons monthly sales are listed in a table we nest a SUM function inside an IF statement to total up the sales and compare it to a quota, which weve included in the formula via a cell reference. Lets break down whats happening in the above formula. First, our IF statement evaluates its logicalexpression. which asks whether the SUM of cells C3:C5 is greater than or equal to the value in cell F2. If it is, the sales quota is met and the formula outputs its valueiftrue. which is set as a cell reference to the text in cell F3. If not, the sales quota is not met and the formula outputs its valueiffalse. which is set as a cell reference to the text in cell F4. In this case, our sales quota is met, and the formula outputs a message of congratulations: Great job. But try lowering the values in cells C3:C5 so that their sum is below 20,000,000. Youll see that our message changes dynamically once our salesperson falls below quota. Those are the basics of IF statements, but you can do much more with them than just compare whether two values are equal to each other, or whether one is greater than the other. Check out the following list of logical operators in Excel for a full overview of how IF can be used to compare values or strings: Once youve got a handle on the IF statement, its time to move on to an even more useful Excel feature: SUMIF. This handy function allows us to take the SUM of every number in a range of values, provided that certain external criteria for those values are met. Lets take a look at a basic example of SUMIF in action to demonstrate. Consider the following spreadsheet, which lists SnackWorlds monthly sales by item type and product category. We already know how to use VLOOKUP and INDEX MATCH to dynamically pull the sales numbers for any individual Item. But what if we wanted to SUM up sales for every item within a given Category We can do this using the SUMIF function. Take a look at its syntax below: Given an input range of data points and a set criteria that we want those data points to fulfill, SUMIF will take the SUM of all numbers within a separately-provided sumrange. Heres a practical example of SUMIF used to solve our category problem above: In the above example, SUMIF takes a look at the range C3:C7 and evaluates each cell in that range based on its provided criteria. the value in the given cell is equal to the value in cell G4. Note the syntax weve used to tell Excel that we want to evaluate equality to cell G4. The sign, in quotes, the ampersand ( amp ), and then a reference to cell G4. This syntax might be confusing at first, but its just how SUMIF works note that we can replace that sign with any other logical operator, like lt or ltgt . After examining each cell in the range C3:C7. Excel adds the corresponding value in the range D3:D7 to a SUM total if and only if our criteria is true mdash in this case, if the Category is equal to the value in cell G4. Baked Goods. In this case, our final output is 11,000,000. because there were 11,000,000 total sales of Baked Goods in the data set provided. The best part about this formula is that its dynamic. Try changing the string in cell G4 from Baked Goods to Candy and watch as our category sales calculation automatically updates. The above may take a little time to digest, but walk through it a couple times and youll get a handle on how SUMIF works. If youre still having trouble, take a look at our in-depth SUMIF tutorial for more details and examples. Once youve mastered SUMIF. its also worth checking out our overview of SUMIFS. which is SUMIF s big brother. SUMIFS allows you to conditionally SUM values in a row based on multiple criteria rather than just a single criteria. Its also worth noting that SUM isnt the only function that has a conditional formula. COUNTIF works much the same way, but it COUNT s rows instead of SUM ming them. Further reading Creating charts Formulas and numbers arent all that Excel has to offer. In addition to displaying data numerically, its also excellent at displaying data visually using charts and graphs. In this section, well give you a brief overview of Excels charting capabilities, and show you how to generate graphs based off of your data. The most important first step to creating a chart is preparing your data. To generate a chart, youll need to create a data summary table that shows the exact data points that youd like to appear on your chart. Oftentimes, we create summary table for use with charts and graphs by leveraging the Excel functions we discussed above, including lookups, SUMIF. and COUNTIF. In the example below, weve consolidated a list of SnackWorld sales by category and month. Once your data is ready for charting, select your entire table by clicking and dragging your mouse, or using hotkeys ( Ctrl A using Windows or 8984 A on a Mac). Then, navigate to the Insert tab on the Ribbon, hit the Charts button, and select the type of chart you would like to create. In our example, well create a Clustered Column chart from our data. Our chart is created With just a few simple clicks, weve taken a data summary table and made it visually clear and accessible for our users. There are many different chart types available in Excel, so its important to think carefully about which visual will most clearly communicate your data. In the example below, weve used the same data to create a Stacked Column chart, which gives us a more useful look at total sales by month segmented by product category. Of course, the chart above is lacking some crucial details mdash for example, it doesnt have a title, so we have no idea what year our data comes from (or, for that matter, what companys sales data it represents). Once youve created your chart, ensure that your users have all the data they need by adding a title, axis labels, and other formatting, like a legend and data labels. All of these options are available when you select your chart and go to the Layout tab on the Ribbon: There are many complex charting options in Excel mdash including advanced features like manually-set axis labels, statistical analysis, and customized styling. Play around with the options in the Layout. Design. and Format tabs on the ribbon to familiarize yourself with the full range of Excels capabilities. Or, check out our in-depth article on charting for more information. Further reading Pivot Tables Once youve mastered Excels basic formulas mdash like SUM. SUMIF. IF statements, and VLOOKUP s mdash you should be able to perform some fairly complex analysis on your spreadsheets given enough time. But what if you need to perform calculations quickly and accurately under tight deadlines Oftentimes, writing formulas it too time-intensive and error-prone for real business applications, particularly when faced with time constraints. Fortunately, theres an easy alternative to complex formulas: Pivot Tables. Pivot Tables are a tool built into Excel that allows you to analyze large amounts of data quickly and accurately. Lets take a look at a Pivot Table in action to explain the concept. The spreadsheet below contains sales data for a number of SnackWorld orders in the first quarter of the year 2019. The data is in what we call flat file format. which means that it is broken down to its most granular level: each individual order is on its own line all relevant information (including the customer name, order date, quantity ordered, item, and total price) is broken out in each row and each column heading represents a distinct type of data (like Customer or Item ) rather than a data point (like January 2019 or February 2019 ). Making sure that our data is properly structured in flat file format is a critical first step in building a Pivot Table. For more information and specifics on flat file format, be sure to check out our article on how to make a Pivot Table . Once weve got our data in order, we can make our Pivot Table. Start by selecting any cell within the input data table then, head to the Insert tab on the Ribbon and select the PivotTable option: A Create PivotTable dialogue will appear. We can change some of these options when we get to more advanced Pivot Table training down the line, but for now feel free to leave everything as-is and click the OK button: A new sheet will appear that contains our Pivot Table. Notice that Excel has inserted a blank Pivot Table graphic on the left-hand side of the screen, and opened a new PivotTable Field List dialogue on the right: The PivotTable Field List contains a listing of all of the column headings within the data table we used as an input. We can add any of these column headings to the Report Filter. Column Labels. Row Labels. and Values sections below to generate different types of Pivot Table reports that segment our data different ways. Specifically: Report Filter allows us to filter our output based on the values in one or more fields. Column labels lets us summarize by a particular field across the top of the screen (columns). Row Labels lets us summarize by a particular field down the side of the screen (rows). Values Specifies the column data that wed like to summarize mdash for example, Total price . Thats all a lot to keep track of mdash so lets take a look at a real-life example to get a better handle on what this all means. Suppose that a SnackWorld analyst wants to summarize total sales by customer over the entire period contained within our data table. She could do so by dragging the Customer column to the Row Labels section mdash to indicate that we want each row of our Pivot Table to represent a unique customer mdash and the Total Price column to the Values section mdash to indicate that we want to sum up Total Price by customer. Move the field names around to different sections of the Pivot Table by clicking and dragging with your mouse. Without any formulas or functions, Excel has automatically added up the Total Price column for each of our customers. Weve created an accurate summary table quickly and easily with minimal effort based on a large input data set mdash thats the magic of Pivot Tables There are lots more things we can do with Pivot Tables by moving our columns between the four boxes at the bottom of the screen. For example, by dragging the Quantity column into the Values section alongside Total Price. we can sum both fields at once, segmented by customer. This view shows both total sales dollars and total quantity of goods ordered by customer: We can also drag another field mdash like Item mdash to the Column Labels section of the report to create a two-dimensional summary breaking out total sales by customer and item: Or, we can drag a field to the Report Filter section to filter our output table based on one or more criteria that we specify. In the following example, weve dragged the Item column to the Report Filter box to open up a dialogue that allows us to filter our output based on item type. The power of Pivot Tables is practically limitless mdash they can be used in a massive variety of situations to segment and summarize data. Theyre particularly valuable when calculating a SUM. COUNT. or AVERAGE across a large data set. For more detailed information about how to set up and use Pivot Tables, be sure to check out our in-depth explanation of Pivot Table features . Further reading Advanced formatting Now that youve got a handle on data manipulation in Excel, its time to learn some advanced formatting techniques to polish your spreadsheets mdash making them both beautiful to look at and easy to interpret. The most useful of these features is called Conditional Formatting. Its an Excel tool that allows you to format cells (i. e. change how they look) based on the values that they contain. For example, you could use Conditional Formatting to highlight all cells that contain values over a certain threshold or, you could use it to turn cells that contain larger numbers green and cells that contain smaller numbers red. Lets take a look at a common example of conditional formatting in practice to get a first-hand view of just how useful it is. Take a look at the below spreadsheet, prepared by a SnackWorld analyst. It shows the companys total monthly sales by product category for the year of 2019: The SnackWorld CEO, upon seeing this data, had an important comment: the information is all there, but its very hard to read the chart and identify trends without spending a significant amount of time looking at the numbers. Our analyst could create a chart or graph representing the data, but she wants to preserve it in table form so that exact sales numbers for each category and month can quickly be pulled. Is there an easy way that we could make this data easier to look at while preserving its integrity The answer is conditional formatting. Lets test it out by highlighting our data set mdash excluding the dates on the left-hand side of the chart, because we do not want to format those mdash and clicking the Conditional Formatting button on the Home tab of the Ribbon: A large formatting menu opens up giving us several options: Highlight Cells Rules allow us to highlight particular cells based on the values that they contain. We can specify criteria telling Excel to highlight cells that contain values greater than or less than a certain threshold between two numbers equal to a certain value or string containing a given substring and more. Top Bottom Rules allow us to highlight particular cells that are important relative to other values in our data set. For example, we could highlight the ten largest or smallest cells by value the top or bottom 10 of cells by value or cells containing values greater than or less than the data set average. Data Bars show values relative to the whole data set using a graph-type visual overlay. Color Scales change the background color of cells based on the values that those cells contain on a scale. Color scales use color gradients, with the highest-value cells appearing at one end of the gradient spectrum and the lowest-value cells appearing at the other end. For our analysts purposes, the Color Scales option will work the best to show our data. Lets select it and choose one of the color scales available. The first option, which well choose, highlights the highest-value cells in green, the middle value cells in yellow, and the lowest-value cells in red. When we select this color scale, Excel tints our cells on a spectrum, with the highest values in green and the lowest values in red. Note that the program automatically uses a gradient, making it very easy to tell where our data values fall in the range. To clear conditional formatting, select all formatted cells and look at the Clear Rules menu in the Conditional Formatting dialogue: Those are the basics of conditional formatting, but theres much more to learn. Check out our full conditional formatting tutorial for more information Further reading There you have it: the top ten places to start when youre learning how to use Excel. We hope that this tutorial has been helpful as you start off with this amazing and powerful program. Our website features dozens of free, easy-to-follow courses on how to use Excels formulas, functions, and other features, so be sure to check it out for more information as you learn. And if you have any questions or comments for us, wed love to hear them mdash sound off in the Comments section below. Thanks for coming by Please enable JavaScript to view comments.